Společnost Konica Minolta, leader na českém trhu poskytování tiskových a kopírovacích řešení, využívá ERP systém, ve kterém vede kompletní agendu spojenou s prodejem produktů a služeb. Cílem implementace CRM bylo nabídnout obchodním zástupcům nástroj, který spojuje nativní informace z CRM a operativní data z ERP.
Společnost vyžadovala od nového CRM řešení především možnost monitorovat veškeré pracovní aktivity svých odborníků, konkrétně činnosti týkající se zákazníka. Dalším významným parametrem při výběru byl kvalitní reporting s napojením na již existující datový sklad.
„Od nasazení nového řešení očekáváme usnadnění a zrychlení práce v oblasti administrativního zpracování obchodního případu, což zaměstnancům přinese více času, který mohou věnovat přímo zákazníkovi. Automatizace zároveň omezí chybovost, která vzniká při předávání informací mezi různými odděleními a zrychlí proces dodání adekvátních služeb“, říká Ing. Jiří Jelínek, obchodní ředitel společnosti Konica Minolta.
Při výběrovém řízení Konica Minolta pečlivě vyhodnocovala všechny parametry (produkt, reference, implementační tým, podpora a obchodní podmínky). Ve výběrovém řízení se rozhodovalo mezi 15 dodavateli. LLP Group s Pivotalem splnila všechna klíčová kritéria nejlépe a z tohoto důvodu byla vybrána.
„Společnost LLP měla bezpochyby nejpečlivější přípravu a nejlépe zvládla živou prezentaci dle námi požadovaného scénáře. K našemu rozhodnutí nepochybně přispěl profesionální a korektní přístup celého týmu, kvalitní produkt a přímá podpora produktu v ČR,“ komentuje Jiří Jelínek.
Implementace celého systému byla rozdělena do několika etap a postupně tak byly spouštěny tyto části systému:
Contact management – komplexní správa zákaznické báze včetně regionálního rozdělení, pobočkové struktury, segmentace zákazníků a propojení s ERP systémem. Zamezení vzniku duplicitních a neaktuálních kontaktů.
Evidence a správa aktivit – veškeré plánování a vykazování kontaktů se zákazníky včetně emailové komunikace.
– ePortal – klíčová funkce systému Pivotal, která umožňuje nadefinování pracovní plochy uživatele tak, aby ho systém upozorňoval na aktuální nebo plánované události, přiřazené úkoly atd.
Obchodní případy – komplexní správa obchodních případů s vysokou mírou využití workflow při tvorbě nabídek a následných prodejních analýz.
Komplexní reporting, jenž v sobě sdružuje data ze CRM, ERP a datového skladu.
Konica Minolta hledala nový nástroj na podporu rozvoje obchodních procesů pro vlastní zaměstnance a s ním spojených pracovních postupů, interaktivní produktový katalog a další…
Integrované groupwarové nástroje, které umožňují každému uživateli plánování svých aktivit a zároveň přehledné nahlížení na všechny události spojené s daným klientem.
Propojení ePortálu s ERP systémem přináší možnost upozorňovat uživatele např. na blížící se ukončení pronájmů nebo smluv, požadavky na rekontrakt zákazníka, či úroveň pohledávek.
Propojení dat ze CRM, ERP a datového skladu umožňuje vysoce komplexní reporting při zachování jednoduchosti generování reportů a jejich tvorbu z jednoho místa.
Aplikace workflow výrazně zjednodušila zpracování obchodních případů, kde se na základě aktuálního stavu posílají notifikace buď centrální administrativě, zákaznickému centru nebo obchodnímu zástupci.
Tímto způsobem všechny strany spolupracují přímo v systému, např. doplňují údaje, přikládají dokumenty apod. Provázání detailních informací o činnosti obchodníků, obchodních případech a informací z jiných systémů přinesla široké možnosti ve vytváření vlastních analýz zaměřených na prodejní cyklus.
Pokročilé vyhledávání (s využitím složitějších dotazů), tvorbu seznamů či generování reportů zvládne každý proškolený uživatel v základním prostředí aplikace. Propracované administrační nástroje, maximální otevřenost systému a možnost úprav až na úrovni databáze umožňuje společnosti provádět i rozsáhlejší změny v systému nebo vyvíjet nové moduly a funkcionality.
Otevřenost, flexibilita a plná administrace systému vlastními silami má výrazný vliv na rapidní sníţení celkových nákladů na vlastnictví systému (TCO – Total Costs of Ownership).
„Po dobu výběrového řízení i samotné implementace jsme měli možnost seznámit se s týmem odborníků, který zvládal plnit naše očekávání a požadavky. Tým společnosti LLP byl flexibilní a vysoce profesionální, čímž byla vzájemná spolupráce podstatně efektivnější.“
K maximální uživatelské přívětivosti přispívá práce ve známém prostředí Internet Exploreru a možnost nastavit si na úvodní ploše nejdůležitější informace – v podobě seznamů, grafů, výstupů z reportů nebo různá upozornění.
CRM řešení Pivotal přineslo zejména možnost dokonalého sdílení informací, absolutní přehled o stavu aktivit u zákazníků, o aktivitách zaměstnanců, možnost pracovat s aktuálními daty díky snadné údržbě a aktualizaci dat a navíc dokonalý reporting. Vysoce ceněna byla také integrace dalších firemních systémů jako ERP Navision, datové sklady a webová aplikace eCon.
„Je nutno dodat, že Pivotal obsahuje pokročilé uživatelské funkce, které v současné době ještě plně nevyužíváme. Systém umožňuje ve vysoké
míře správu vlastními zdroji a tím dochází k významnému ušetření nákladů. Na CRM systému Pivotal oceňujeme kromě již zmíněné flexibility, bezchybnou technickou funkcionalitu a velice intuitivní ovládání,“ uzavírá Ing. Jiří Jelínek.
O úspěchu zavedení Pivotal CRM vypovídá i to, že v současné době tento systém je využíván nejen v České Republice, ale i na Slovensku a v Maďarsku. I pro tyto implementace byla vybrána společnost LLP jako partner.
Společnost Konica Minolta využívá systém Pivotal CRM pro následující aktivity:
